Um dos primeiros passos que sempre encontramos em qualquer lugar sobre organização é: liste as suas tarefas. Esse passo é o básico para quem quer ser uma pessoa mais organizada.

Entretanto, podemos ir mais além, e pensar não em só anotar as tarefas, mas sim de qual forma podemos fazer elas, buscando foco, produtividade e otimização de tempo.

Enfim, existem algumas maneiras de organizar seus afazeres durante o dia e cada uma deve ser baseada na sua rotina e em como você funciona. 

No post de hoje, trouxemos 3 exemplos práticos de como você pode aplicar cada maneira na organização do seu cotidiano.

Ordem de prioridades

A primeira maneira de você organizar as suas tarefas do dia é elencá-las por ordem de prioridade. Ou seja, você vai começar o seu dia pelas tarefas que são mais importantes e que devem ser feitas no dia em questão, aquelas que não podem ser adiadas. 

E, aqui é importante falar que não necessariamente entram apenas as tarefas que você precisa fazer porque amanhã vencerá o prazo. Agir desse modo é apagar incêndio. É preciso ter consciência de que, se você quer ter uma vida mais organizada, suas prioridades estarão ligadas aos seus objetivos, metas, hábitos e tarefas que você pode fazer com calma e foco, trazendo para ti mais tempo no dia a dia. 

Viver apagando incêndio só trará a temida ansiedade. O que você puder fazer com antecedência, faça sem hesitar. Por isso, uma prioridade pode ser estabelecida com você decidindo um prazo, ou seja, você escolhendo fazê-la porque sabe que se fizer depois vai ficar muito em cima da hora. 

Com isso, para entender mais como definir o que é uma prioridade no seu dia, pense:

Quais são os seus objetivos em cada área da sua vida, seja financeira, pessoal, profissional ou familiar? 

Defina um objetivo para cada uma e foque neles. Através disso, você conseguirá definir suas prioridades diárias com mais clareza.

Como fazer na prática:

Defina no máximo até 5 prioridades no seu dia, e as analise, vendo se elas são prioridades que demandam tempo; se sim, será melhor você diminuir essa quantidade. 

Uma dica para esse início é anotar todas as tarefas primeiro, e depois ir circulando as que você definir como “prioridade”. 

Depois disso, você pode anotar as 5 prioridades por ordem de mais importância. 

Por exemplo, você precisa:

• Finalizar um projeto para o trabalho;
• Agendar uma consulta;
• Estudar;
• Ir à academia;
• Organizar a casa.

Depois de decidir as suas prioridades, você vai observar cada uma e começar pela mais importante, por aquela que você quer concluir logo. Em seguida, irá concluir as outras, sem ansiedade ou pressão porque o prazo está muito próximo. Todo o resto de tarefas que entrarem no seu dia, que não forem prioridades, você só fará se finalizar os afazeres prioritários. 

Blocos de tempo

A organização do seu dia através desta estratégia é baseada em dividir blocos de tempo, com horários de início e fim em que você se dedicará a uma tarefa específica, focando apenas nela. 

Nos blocos de tempo você também consegue unir tarefas que são similares para terem um mesmo momento de realização.

Através dessa estratégia, você conseguirá perceber e utilizar melhor o seu tempo. 

Como fazer na prática:

Você vai fazer a sua lista de afazeres do dia e depois dividi-los nos blocos de tempo. Uma boa estratégia é separar por área – pessoal, trabalho e casa –, e dentro de cada uma fazer a lista de coisas que você quer realizar quando for o dia de cada ramo. 

Por exemplo: 

Pessoal: Rotinas (matinal e noturna) e hábitos (de leitura, e exercícios).

Trabalhar: Responder e-mail, realizar uma reunião, finalizar projeto, criar conteúdo, agendar posts, responder aos clientes no whatsapp.

Casa: Fazer as compras no mercado, lavar a louça, lavar as roupas, dar uma geral na casa, e ir aos Correios.

Para organizar os pontos acima no bloco de tempo, você vai definir um horário para início e fim de cada:

1. 7h às 8h: Rotina da manhã: leitura, alongamento, café, se arrumar para o dia.
2. 8h às 9h: Responder e-mails e os clientes no whatsapp → exemplo de junção de duas tarefas similares. 
3. 9 às 11h: Finalizar o projeto. 
4. 11h às 12:30: Criar conteúdo e agendar posts → novamente, tarefas similares.
5. 12:30 às 13:30: Pausa para o almoço.    
6. 13:30 às 14:30: Reunião. 
7. 15h às 18h: Mercado e Correios → tarefas similares feitas fora de casa.
8. 18 às 19:30: Lavar a louça, roupas e organizar a casa. 
9. 19:30 em diante: Rotina da noite + lazer. 

Não esqueça de adicionar pausas nos seus blocos, além de horários para alimentação. O ideal é testar e ver o que funciona melhor para você. 

Por fim, a estratégia de bloco de tempo tem diversos benefícios, mas, principalmente o de te ajudar a desenvolver foco. Você saberá que tem um prazo de horas para fazer determinada tarefa e a fará. Com esse estilo de organização, será evitado que você queira fazer todas as atividades ao mesmo tempo, o que só causaria ansiedade, frustração e procrastinação.

Turnos

Outra maneira de organizar as tarefas no seu dia é por turnos. Ou seja, você vai escolher as tarefas que quer fazer pela manhã, pela tarde e pela noite. 

Nesta forma de organização, você pode levar em conta os horários em que se sente mais produtiva e motivada, e os que sente mais preguiça e tende a procrastinar. Por essa razão, uma auto-observação inicial é importante, já que a mesma te ajudará a colocar as tarefas que são importantes no turno em que você sabe que está mais motivada e ativa, e as que são de menor grau de importância em outros momentos. 

Manhã: 

• Rotina matinal: leitura, alongamento, café, escrita;
• Academia;
• Trabalho: responder mensagens, finalizar o projeto.

Tarde: 

• Trabalho: iniciar um projeto, participar de reunião;
• Estudos: estudar 2 módulos do curso x;
• Mercado.

Noite: 

• Organizar a casa: varrer, lavar a louça e as roupas;
• Rotina noturna: banho, leitura, meditação;
• Lazer: assistir a uma série, ficar com a família.

Seja por prioridades, por blocos de tempo ou turno, o importante é testar e ver o que vai funcionar na sua rotina. Para alguns, colocar horários é ótimo, enquanto para outros não. Por isso, sempre teste, adapte a sua realidade, e acredite, esse autoconhecimento é fundamental e faz toda a diferença na hora de se organizar. 

Com qual maneira você tem se organizado atualmente? Qual dessas 3 você vai testar? Nos conte aqui nos comentários! 

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Produção do Conteúdo por Kamila Ruas | @kamillaruas

Revisão do Post por Luana Santana | @meuepilogo